Maklersoftware auswählen: Kriterien, Vergleich und Einführung

Eine Maklersoftware vergleichen Sie am besten nicht anhand von Funktionslisten, sondern anhand Ihrer eigenen Abläufe. Schreiben Sie zuerst auf, was im Büro täglich passiert, leiten Sie daraus Muss- und Kann-Kriterien ab, gewichten Sie diese und lassen Sie zwei oder drei Anbieter an echten Vorgängen aus Ihrem Alltag zeigen, wie ihr System das löst. Datenschutz, Datenübernahme und Schnittstellen prüfen Sie vor der Unterschrift, nicht danach.

Was eine Maklersoftware leisten muss

Im Kern verwaltet eine Maklersoftware drei Dinge: Kontakte, Objekte und Vorgänge zwischen beiden. Daraus ergeben sich die Funktionen, ohne die ein Büro heute kaum arbeiten kann:

• Kontaktverwaltung (CRM): Eigentümer, Interessenten, Tippgeber, Partner, mit Historie aller E-Mails, Anrufe und Termine.
• Objektverwaltung: Stammdaten, Bilder, Grundrisse, Energieausweis, Dokumente, Vermarktungsstatus.
• Portalübertragung: Objekte aus der Software an Immobilienportale und die eigene Website übertragen, ohne doppelte Pflege.
• Anfragenmanagement: Portalanfragen automatisch als Kontakt anlegen, dem Objekt zuordnen und beantworten.
• Suchprofile und Abgleich: Wünsche von Interessenten erfassen und mit neuen Objekten abgleichen.
• Exposé und Vorlagen: Exposés, Briefe und E-Mails aus Vorlagen erzeugen.
• Aufgaben und Kalender: Wiedervorlagen, Besichtigungen, Zuständigkeiten im Team.
• Rechte und Rollen: Wer darf was sehen, ändern, exportieren?
• Auswertungen: Anfragen, Termine, Aufträge, Abschlüsse je Zeitraum und Mitarbeiter.

Für den Datenaustausch mit Portalen hat sich in Deutschland OpenImmo etabliert. Der Trägerverein beschreibt den Standard auf seiner Website als Format für den Datenaustausch zwischen Maklersoftware und Immobilienportalen; verbreitet ist die XML-Version. Fragen Sie jeden Anbieter, an welche Portale er überträgt und ob Anfragen von dort strukturiert zurück in die Software fließen.

Was das Gesetz an Dokumentation verlangt

Eine Software ist auch Ihr Aktenschrank. Die Makler- und Bauträgerverordnung verlangt, dass Sie ab Annahme des Auftrags Aufzeichnungen führen, unter anderem über den Auftraggeber, das vereinbarte Entgelt, die Vertragsdauer und bei Kaufobjekten über Lage, Größe, Zustand, Ausstattung, Flächen, Zimmerzahl und Kaufpreisforderung (§ 10 Abs. 2 und 3 MaBV). Diese Unterlagen sind fünf Jahre aufzubewahren, gerechnet ab Schluss des Kalenderjahres, in dem der letzte aufzeichnungspflichtige Vorgang des Auftrags angefallen ist (§ 14 Abs. 1 MaBV). Für die Identifizierung nach dem Geldwäschegesetz gilt ebenfalls eine Aufbewahrungsfrist von fünf Jahren (§ 8 Abs. 4 GwG). Prüfen Sie deshalb, ob die Software diese Angaben strukturiert erfasst, ob Dokumente revisionsfest abgelegt werden und ob Sie Löschfristen je Datensatz steuern können.

Muss- und Kann-Kriterien aus Ihren Abläufen ableiten

Bevor Sie eine Demo vereinbaren, notieren Sie die zehn häufigsten Vorgänge in Ihrem Büro. Ein Musterbeispiel:

1. Portalanfrage kommt herein, Exposé wird verschickt.
2. Interessent bucht eine Besichtigung.
3. Eigentümer fragt nach dem Stand der Vermarktung.
4. Neues Objekt wird angelegt und auf Portalen veröffentlicht.
5. Bewertungsanfrage von der Website wird an einen Makler verteilt.
6. Tippgeber meldet einen Eigentümer.
7. Käufer wird für den Notartermin vorbereitet, Identifizierung wird dokumentiert.
8. Monatsauswertung für die Teambesprechung.
9. Makler arbeitet unterwegs am Smartphone.
10. Mitarbeiter verlässt das Büro, Zugänge werden entzogen.

Zu jedem Vorgang fragen Sie: Was muss die Software dafür können? Daraus entsteht Ihre Kriterienliste. Alles, was einen dieser Vorgänge blockiert, ist ein Muss-Kriterium. Alles andere ist Kür.

Anbieter mit einer gewichteten Matrix vergleichen

Ein Vergleich ohne Gewichtung belohnt den Anbieter mit der längsten Funktionsliste. Besser ist eine Matrix, in der Sie jedem Kriterium ein Gewicht geben und jeden Anbieter auf einer Skala von 1 bis 5 bewerten. Die Punktzahl ergibt sich aus Gewicht mal Note.

Kriterium	Gewicht	Anbieter A	Anbieter B	Anbieter C
Anfragenmanagement und Exposé-Versand	20 %	4	5	3
Portalübertragung und Rückkanal	15 %	5	4	4
Bedienung am Smartphone	10 %	3	4	4
Rechte, Rollen, Protokolle	10 %	4	3	4
Auswertungen	10 %	3	4	3
Datenschutz und Vertragsunterlagen	15 %	4	4	3
Schnittstellen (API, Website, Telefonie)	10 %	4	3	3
Datenübernahme und Einführung	10 %	3	4	4
Gewichtete Summe	100 %	3,85	4,00	3,45

Musterrechnung mit erfundenen Noten. Anbieter A: 0,2 × 4 + 0,15 × 5 + 0,1 × 3 + 0,1 × 4 + 0,1 × 3 + 0,15 × 4 + 0,1 × 4 + 0,1 × 3 = 3,85.

Die Gewichte sind Ihre Entscheidung. Ein Einzelmakler, der viel unterwegs ist, gewichtet die mobile Bedienung höher als ein Team mit Backoffice. Legen Sie die Gewichte fest, bevor Sie Demos sehen, sonst passen Sie sie unbewusst dem Anbieter an, der Ihnen am besten gefallen hat.

Beispiele für Anbieter

Auf dem deutschen Markt gibt es eine Reihe von Anbietern. Drei Beispiele, beschrieben nur mit Angaben von den jeweiligen Herstellerwebsites (abgerufen am 05.11.2026), ohne Wertung und ohne Anspruch auf Vollständigkeit:

• Propstack nennt auf seiner Website unter anderem die zentrale Verwaltung von Kontakten, Objekten, Aufgaben und Kommunikation, automatisierte Workflows, eine Anbindung an ImmoScout24, KI-Funktionen und eine öffentliche API-Dokumentation.
• onOffice bewirbt seine Software onOffice enterprise mit automatisierten Prozessen, einer App, einem Marketplace für Zusatzdienste und KI-Unterstützung unter dem Namen onOffice AI Studio.
• FLOWFACT nennt Kontakt- und Objektverwaltung, E-Mail-Integration, Suchprofil-Matching, ein interaktives Exposé und eine Portalübertragung an über 150 Immobilienportale.

Preise nennen wir bewusst nicht, weil sie sich häufig ändern und von Nutzerzahl und Paket abhängen. Fordern Sie ein schriftliches Angebot mit allen Kosten für Einrichtung, Datenübernahme, Lizenzen je Nutzer, Zusatzmodule und Schnittstellen an.

Die Demo richtig führen

Lassen Sie sich nicht die Standardpräsentation zeigen. Schicken Sie dem Anbieter vorab drei Ihrer zehn Vorgänge und bitten Sie darum, genau diese live durchzuspielen. Achten Sie dabei auf:

• Klicks bis zum Ergebnis: Wie viele Schritte braucht es, bis ein Exposé verschickt ist?
• Fehlerfälle: Was passiert, wenn eine Anfrage keinem Objekt zugeordnet werden kann?
• Teamsicht: Sehen Sie auf einen Blick, wer welchen Vorgang bearbeitet?
• Eigene Felder: Können Sie Felder ergänzen, ohne den Anbieter zu beauftragen?
• Export: Bekommen Sie Ihre Daten vollständig und in einem lesbaren Format wieder heraus?

Der letzte Punkt wird oft vergessen und ist der wichtigste für die Zukunft. Wer seine Daten nicht exportieren kann, kann den Anbieter später kaum wechseln.

Datenschutz vor der Unterschrift klären

Eine Maklersoftware verarbeitet personenbezogene Daten Ihrer Kunden im Auftrag Ihres Büros. Der Anbieter ist dann Auftragsverarbeiter, und Sie brauchen einen Vertrag nach Art. 28 DSGVO. Dieser muss unter anderem regeln, dass der Anbieter nur auf Ihre dokumentierte Weisung verarbeitet, seine Mitarbeiter zur Vertraulichkeit verpflichtet, angemessene Sicherheitsmaßnahmen trifft, Unterauftragsverarbeiter nur mit Ihrer Genehmigung einsetzt und die Daten nach Vertragsende löscht oder zurückgibt (Art. 28 Abs. 2 und 3 DSGVO).

Fragen Sie konkret nach:

• Serverstandort und ob Daten in Länder außerhalb der EU übermittelt werden. Dann gelten die besonderen Anforderungen der Art. 44 ff. DSGVO.
• Liste der Unterauftragsverarbeiter, etwa Hosting, E-Mail-Versand, KI-Dienste.
• Technische und organisatorische Maßnahmen: Verschlüsselung, Zwei-Faktor-Anmeldung, Datensicherung.
• Löschfunktionen: Können Sie Datensätze nach Ablauf der Aufbewahrungsfristen gezielt löschen?

Einige Hersteller verlinken ihre Unterlagen zur Auftragsverarbeitung direkt auf der Website. Fehlen diese Angaben, fordern Sie sie vor Vertragsschluss an. Die Vertiefung zu Datenschutzpflichten finden Sie in der Lektion Datenschutz und IT-Sicherheit.

Datenübernahme und Einführung planen

Ein Systemwechsel scheitert selten an der neuen Software, sondern an der Datenübernahme und an fehlender Schulung. Planen Sie:

Phase	Inhalt	Verantwortlich
Bereinigung	Dubletten und veraltete Kontakte vor der Übernahme entfernen	Büro
Probeimport	Ausschnitt der Daten übernehmen und prüfen	Anbieter und Büro
Konfiguration	Vorlagen, Felder, Rechte, Portalzugänge einrichten	Büro mit Anbieter
Schulung	Jeder Nutzer spielt seine Kernvorgänge einmal durch	Büro
Parallelbetrieb	Kurzer Zeitraum, in dem das Altsystem nur noch gelesen wird	Büro
Abschaltung	Altdaten exportiert und archiviert, Zugänge beendet	Büro

Beachten Sie bei der Bereinigung die Aufbewahrungspflichten: Unterlagen, die Sie nach MaBV oder Geldwäschegesetz noch aufbewahren müssen, dürfen nicht einfach gelöscht werden.

Typische Fehler

• Auswahl nach Sympathie: Die beste Demo gewinnt, nicht das beste System für Ihre Abläufe.
• Zu viele Module auf einmal: Das Team nutzt am Ende nur die Hälfte, weil niemand Zeit für die Einarbeitung hatte.
• Keine verbindlichen Regeln: Jeder legt Kontakte anders an, Auswertungen werden wertlos.
• Kein Exit-Plan: Der Export wird erst geprüft, wenn der Wechsel ansteht.
• Datenschutz als Nachgedanke: Der Auftragsverarbeitungsvertrag wird nie unterschrieben oder abgelegt.

So setzen Sie es um

1. Schreiben Sie Ihre zehn häufigsten Vorgänge auf und markieren Sie die Muss-Kriterien.
2. Legen Sie die Gewichte Ihrer Bewertungsmatrix fest, bevor Sie Anbieter ansprechen.
3. Wählen Sie zwei oder drei Anbieter und schicken Sie ihnen drei Vorgänge für die Live-Demo.
4. Fordern Sie schriftlich an: Angebot mit allen Kosten, Auftragsverarbeitungsvertrag, Liste der Unterauftragsverarbeiter, Angaben zum Serverstandort und zum Datenexport.
5. Bewerten Sie jeden Anbieter direkt nach der Demo, solange der Eindruck frisch ist.
6. Planen Sie Bereinigung, Probeimport und Schulung mit festen Terminen.
7. Halten Sie in einer kurzen Arbeitsanweisung fest, wie Kontakte, Objekte und Vorgänge angelegt werden.

Wenn die Software steht, geht es darum, wiederkehrende Arbeit aus dem Alltag zu nehmen. Das ist Thema der Lektion Abläufe automatisieren.