Verkaufsunterlagen Immobilie: Checkliste für Makler

Für den Verkauf einer Immobilie braucht der Makler bei jedem Objekt einen Grundbuchauszug, einen gültigen Energieausweis, Grundrisse mit Wohnflächenangabe und eine Flurkarte. Bei Eigentumswohnungen kommen Teilungserklärung, Protokolle der Eigentümerversammlungen, Wirtschaftsplan und Hausgeldabrechnung hinzu, bei vermieteten Objekten die Mietverträge. Beginnen Sie die Beschaffung am Tag des Auftrags, denn manche Dokumente brauchen Wochen. Fehlendes beschaffen Sie mit einer schriftlichen Vollmacht des Eigentümers selbst.

Warum die Unterlagen am Anfang stehen

Unvollständige Unterlagen kosten im Verkauf an drei Stellen Zeit und Geld. Erstens fehlen Ihnen Angaben für das Exposé, etwa Baujahr, Energiekennwerte oder Hausgeld. Zweitens fragen ernsthafte Käufer und deren Banken genau diese Dokumente ab, und jede Woche Wartezeit gibt dem Käufer Gelegenheit, sich ein anderes Objekt anzusehen. Drittens tauchen in Unterlagen Überraschungen auf, etwa eine Grunddienstbarkeit, ein Beschluss über eine teure Sanierung oder eine fehlende Baugenehmigung für den ausgebauten Dachboden. Was Sie vor dem Inserat wissen, können Sie im Preis und im Exposé berücksichtigen. Was der Käufer nach der Besichtigung entdeckt, wird zum Verhandlungshebel gegen Ihren Eigentümer.

Die Immo Hub GmbH aus Leipzig ordnet die Unterlagen in ihrem öffentlich beschriebenen Verkaufsablauf deshalb als dritten Schritt ein, direkt nach Erstgespräch und Bewertung und vor der Aufbereitung: Grundbuchauszug, Energieausweis, Grundrisse und bei Wohnungen die WEG-Unterlagen, Fehlendes wird beschafft. Auch für die Vor-Ort-Bewertung nennt sie auf ihrer Website Grundbuchauszug, Grundrisse, Wohnflächenberechnung und Energieausweis als Unterlagen, die zuerst gesichtet werden.

Die Grundausstattung für jedes Objekt

Unterlage	Wer stellt aus	Hinweise
Grundbuchauszug	Grundbuchamt beim Amtsgericht	möglichst aktuell; zeigt Eigentümer, Lasten und Beschränkungen (Abteilung II) und Grundpfandrechte (Abteilung III)
Flurkarte (Liegenschaftskarte)	Vermessungs- oder Katasteramt	zeigt Grundstücksgrenzen und Gebäude
Energieausweis	berechtigte Aussteller, etwa Energieberater	bei Verkauf grundsätzlich Pflicht, gilt zehn Jahre
Grundrisse, Schnitte, Ansichten	Bauakte des Eigentümers oder Bauaktenarchiv der Bauaufsicht	alte Pläne vor Ort prüfen, Umbauten nachtragen
Wohnflächenberechnung	Bauakte, Architekt oder eigenes Aufmaß	Berechnungsgrundlage angeben
Baugenehmigung und Abnahme	Bauakte oder Bauaufsichtsbehörde	wichtig bei Anbauten, Dachausbau, Nutzungsänderungen
Baulastenauskunft	Bauaufsichtsbehörde, wo das Landesrecht ein Baulastenverzeichnis vorsieht	nicht in allen Bundesländern vorhanden
Nachweise über Modernisierungen	Eigentümer (Rechnungen, Gewährleistungen)	mit Jahr und Umfang erfassen
Gebäudeversicherung, Grundsteuerbescheid	Eigentümer	laufende Kosten für das Exposé

Grundbuchauszug

Die Einsicht ins Grundbuch und eine Abschrift erhält nach § 12 GBO, wer ein berechtigtes Interesse darlegt. Der Eigentümer hat es ohne weiteres. Als Makler legen Sie Ihr Interesse mit einer schriftlichen Vollmacht des Eigentümers dar. Prüfen Sie den Auszug sofort nach Eingang: Stimmen die eingetragenen Eigentümer mit Ihren Auftraggebern überein? Gibt es in Abteilung II Rechte wie Wegerechte, Wohnrechte oder Vorkaufsrechte? Welche Grundschulden stehen in Abteilung III, und sind die zugrunde liegenden Darlehen noch offen?

Unklarheiten in Abteilung II besprechen Sie früh mit dem Eigentümer und im Zweifel mit dem Notar. Ein lebenslanges Wohnrecht oder ein eingetragenes Vorkaufsrecht verändert den Verkauf grundlegend.

Energieausweis

Soll ein bebautes Grundstück oder Wohnungseigentum verkauft werden, ist nach § 80 Abs. 3 GModG ein Energieausweis auszustellen, wenn nicht bereits ein gültiger vorliegt. Nach § 79 Abs. 3 GModG gilt ein Energieausweis zehn Jahre. Für Wohngebäude mit weniger als fünf Wohnungen, deren Bauantrag vor dem 1. November 1977 gestellt wurde, verlangt § 80 Abs. 3 grundsätzlich einen Bedarfsausweis, es sei denn, das Gebäude erfüllt das Niveau der Wärmeschutzverordnung von 1977. Für Baudenkmäler gelten die Absätze 3 bis 7 des § 80 nach § 79 Abs. 4 nicht.

Für Sie als Makler entscheidend: Spätestens bei der Besichtigung müssen Sie oder der Verkäufer den Ausweis vorlegen (§ 80 Abs. 4 GModG), und die Kennwerte gehören in jede Anzeige. Ohne Ausweis kein vollständiges Exposé. Was genau in die Anzeige gehört, behandelt die Lektion Das Exposé: Aufbau und Pflichtangaben.

Wohnfläche

Die Wohnflächenverordnung ist nach ihrem § 1 Abs. 1 unmittelbar nur anzuwenden, wenn die Wohnfläche nach dem Wohnraumförderungsgesetz berechnet wird. In der Praxis wird sie trotzdem häufig als Maßstab verwendet, daneben finden sich in älteren Unterlagen Berechnungen nach DIN-Normen. Weil die Methoden zu unterschiedlichen Ergebnissen führen können, gilt: Nennen Sie im Exposé, auf welcher Grundlage die Fläche ermittelt wurde, und übernehmen Sie keine Zahl, deren Herkunft Sie nicht kennen. Weicht Ihr eigenes Aufmaß deutlich von den Plänen ab, klären Sie das vor dem Inserat.

Zusätzlich bei Eigentumswohnungen

Unterlage	Wer stellt aus	Hinweise
Teilungserklärung mit Gemeinschaftsordnung und Aufteilungsplan	Grundbuchamt (Grundakte) oder Verwaltung	regelt Sondereigentum, Sondernutzungsrechte, Kostenverteilung
Protokolle der Eigentümerversammlungen	Verwaltung	üblich sind die letzten drei Jahre
Beschluss-Sammlung	Verwaltung	Einsicht auf Verlangen des Eigentümers oder eines von ihm ermächtigten Dritten
Wirtschaftsplan und Jahresabrechnung	Verwaltung	Hausgeld, Anteil Erhaltungsrücklage
Stand der Erhaltungsrücklage	Verwaltung	Gesamtbetrag und Anteil der Wohnung
Verwalterbestätigung oder Zustimmungserfordernis	Grundbuch, Teilungserklärung, Verwaltung	prüfen, ob die Veräußerung zustimmungspflichtig ist

Die Beschluss-Sammlung ist nach § 24 Abs. 7 WEG zu führen. Einem Wohnungseigentümer oder einem Dritten, den er ermächtigt hat, ist auf Verlangen Einsicht zu geben. Mit einer entsprechenden Vollmacht können Sie die Einsicht also selbst bei der Verwaltung anfragen.

Prüfen Sie früh, ob die Teilungserklärung eine Veräußerungsbeschränkung nach § 12 WEG enthält. Ist das der Fall, ist ein Verkauf nach § 12 Abs. 3 WEG unwirksam, solange die erforderliche Zustimmung, häufig die des Verwalters, nicht erteilt ist. Die Zustimmung darf nur aus wichtigem Grund versagt werden. Teilen Sie das dem Notar mit, damit er die Zustimmung einholt, und fragen Sie bei der Verwaltung nach, wie lange sie dafür üblicherweise braucht.

Lesen Sie die Protokolle selbst. Beschlossene, aber noch nicht abgerechnete Maßnahmen, Sonderumlagen und Streitigkeiten in der Gemeinschaft interessieren jeden Käufer und jede Bank.

Zusätzlich bei vermieteten Objekten

alle Mietverträge mit Nachträgen und Vereinbarungen über Mieterhöhungen
Mieterliste mit Kaltmiete, Nebenkostenvorauszahlung, Mietbeginn und Kaution
letzte Nebenkostenabrechnung
Schriftverkehr über laufende Streitigkeiten, Mietminderungen oder Rückstände

Gleichen Sie die Mieterliste mit den Verträgen ab. Kapitalanleger rechnen mit der Ist-Miete, und jede Abweichung zwischen Exposé und Vertrag kostet Vertrauen.

Sonderfälle

Erbfall: Erbschein oder notarielles Testament mit Eröffnungsprotokoll. Klären Sie, ob alle Erben den Verkauf mittragen und wer unterschreibt.
Scheidung oder Trennung: Wer ist im Grundbuch eingetragen? Müssen beide Ehepartner zustimmen?
Betreuung: Bestellungsurkunde des Betreuers. Verfügt ein Betreuer über ein Grundstück, braucht er nach § 1850 BGB die Genehmigung des Betreuungsgerichts. Das kostet Zeit, klären Sie den Ablauf früh mit dem Notar.
Erbbaurecht: Erbbaurechtsvertrag, Erbbauzins, Restlaufzeit, Zustimmungserfordernisse des Grundstückseigentümers.

Die Vollmacht

Mit einer schriftlichen Vollmacht können Sie viele Unterlagen selbst anfordern und sparen dem Eigentümer Behördengänge. Bewährt hat sich eine Vollmacht, die genau aufzählt, wofür sie gilt:

Einsicht in das Grundbuch und die Grundakten sowie Anforderung von Abschriften
Einsicht in die Bauakte und Anforderung von Kopien
Anforderung einer Baulastenauskunft, soweit vorhanden
Einsicht in Beschluss-Sammlung, Protokolle und Abrechnungen bei der WEG-Verwaltung
Beauftragung eines Energieausweises im Namen und auf Kosten des Eigentümers, wenn vereinbart

Lassen Sie die Vollmacht vom Eigentümer, bei mehreren Eigentümern von allen, unterschreiben und legen Sie eine Kopie des Personalausweises nur dann bei, wenn die Stelle das ausdrücklich verlangt.

Bitte an den Eigentümer

Formulierungsbeispiel für die E-Mail nach Auftragserteilung:

„Damit wir zügig starten können, brauche ich einige Unterlagen. Die folgenden haben Sie vermutlich zu Hause: (Liste). Alles andere besorge ich mit der beigefügten Vollmacht selbst. Bitte senden Sie mir die Vollmacht unterschrieben zurück. Wenn Sie etwas nicht finden, ist das kein Problem, sagen Sie mir einfach Bescheid.“

Typische Fehler

Erst mit dem Inserat anfangen und die Unterlagen nachziehen. Dann fehlen sie, wenn der erste ernsthafte Käufer fragt.
Pläne ungeprüft übernehmen. Alte Grundrisse zeigen oft nicht den heutigen Zustand.
Protokolle nicht lesen. Eine beschlossene Fassadensanierung im Exposé zu verschweigen, kostet später mehr als sie offen zu nennen.
Grundbuch nur auf den Eigentümer prüfen. Die Abteilungen II und III sind genauso wichtig.
Zustimmungserfordernisse übersehen. Eine fehlende Verwalterzustimmung verzögert die Abwicklung nach dem Notartermin um Wochen.

So setzen Sie es um

Übernehmen Sie die drei Tabellen dieser Lektion in eine Checkliste in Ihrer Maklersoftware, getrennt nach Haus, Wohnung und vermietetem Objekt.
Erstellen Sie eine Vorlage für die Vollmacht mit den aufgezählten Befugnissen und lassen Sie sie einmal rechtlich prüfen.
Versenden Sie am Tag der Auftragserteilung die Unterlagen-Bitte mit Vollmacht.
Bestellen Sie Grundbuchauszug, Protokolle und gegebenenfalls Energieausweis sofort nach Eingang der Vollmacht.
Prüfen Sie jedes eingehende Dokument am selben Tag und notieren Sie Auffälligkeiten für das Gespräch mit dem Eigentümer.
Legen Sie die Unterlagen so ab, dass Sie sie später geordnet an Käufer und Notar weitergeben können. Wie das digital in einem Datenraum geht, zeigt die Lektion Digitale Besichtigung und Datenraum.

Sind die Unterlagen auf dem Weg, geht es an die Bilder: Die Lektion Immobilienfotos, die verkaufen zeigt, wie Sie den Fototermin planen.

Unterlagen für den Verkauf: Checkliste je Objektart