Kennzahlen für Maklerbüros: Formeln, Musterrechnung und Monatsblatt

Ein Maklerbüro steuern Sie mit wenigen Kennzahlen entlang des Weges vom ersten Eigentümer-Kontakt bis zur Provision: Anfragen, Termine, Aufträge, Verkäufe und die Provision je Verkauf. Dazu kommen Vermarktungsdauer, Preisabweichung und die Kosten je gewonnenem Auftrag. Wer diese Zahlen monatlich erhebt, sieht, wo der Engpass liegt, und kann vom Umsatzziel rückwärts rechnen, wie viele Kontakte er braucht. Vergleichen Sie Ihre Werte vor allem mit Ihren eigenen Vormonaten; belastbare öffentliche Branchen-Durchschnitte gibt es für die meisten dieser Kennzahlen nicht.

Warum Makler Kennzahlen brauchen

Die Provision entsteht nach § 652 BGB erst, wenn der Hauptvertrag zustande kommt. Zwischen dem ersten Kontakt mit einem Eigentümer und dem Zahlungseingang liegen oft Monate. Wer nur auf den Kontostand schaut, sieht Probleme deshalb erst, wenn es zu spät ist: Ein schwacher Akquise-Monat im Frühjahr zeigt sich im Umsatz oft erst im Herbst. Kennzahlen am Anfang der Kette sind Frühwarnsignale.

Die Kette: von der Anfrage zur Provision

Stufe	Kennzahl	Formel
Eigentümer-Kontakte	Akquise-Anfragen	Zahl neuer Bewertungs- und Verkaufsanfragen im Monat
Termin	Terminquote	Akquisetermine ÷ Akquise-Anfragen
Auftrag	Auftragsquote	Unterschriebene Aufträge ÷ Akquisetermine
Qualität des Auftrags	Alleinauftragsquote	Alleinaufträge ÷ alle Aufträge
Verkauf	Verkaufsquote	Verkaufte Objekte ÷ beendete Aufträge im Zeitraum
Ertrag	Provision je Verkauf	Provisionsumsatz netto ÷ verkaufte Objekte

Beendete Aufträge sind verkaufte, gekündigte und ausgelaufene Aufträge. Laufende Aufträge zählen Sie bei der Verkaufsquote nicht mit, sonst sinkt sie in jeder Wachstumsphase künstlich.

Kennzahlen der Vermarktung

Kennzahl	Formel	Was sie zeigt
Vermarktungsdauer	Tage vom Vermarktungsstart bis zur Unterschrift beim Notar, Mittelwert oder Median	Wie schnell Sie verkaufen; der Median ist robuster gegen Ausreißer
Preisabweichung	(Kaufpreis − erster Angebotspreis) ÷ erster Angebotspreis	Ob Ihre Angebotspreise realistisch sind
Preissenkungsquote	Objekte mit Preissenkung ÷ verkaufte Objekte	Wie oft der Startpreis zu hoch war
Anfragen je Objekt	Interessentenanfragen ÷ Objekte in Vermarktung	Nachfrage und Qualität von Exposé und Bildern
Besichtigungen je Verkauf	Besichtigungstermine ÷ verkaufte Objekte	Wie gut Sie vorqualifizieren
Reaktionszeit	Summe der Zeiten bis zur ersten Antwort ÷ Zahl der Anfragen	Geschwindigkeit des Büros

Die Preisabweichung ist für Eigentümergespräche besonders wertvoll. Ein Büro, das belegen kann, dass seine Angebotspreise nah an den erzielten Preisen liegen, hat im Akquisetermin ein starkes Argument. Wie Sie den Angebotspreis festlegen, zeigt die Lektion Angebotspreis strategisch festlegen.

Kennzahlen der Wirtschaftlichkeit

Kennzahl	Formel
Effektiver Provisionssatz	Provisionsumsatz netto ÷ Summe der Kaufpreise der verkauften Objekte
Kosten je Auftrag	Akquisekosten im Zeitraum ÷ gewonnene Aufträge
Kosten je Verkauf	Alle direkten Vermarktungskosten ÷ verkaufte Objekte
Umsatz je Makler	Provisionsumsatz netto ÷ Zahl der Makler (in Vollzeit gerechnet)
Deckungsbeitrag je Verkauf	Provision je Verkauf − direkte Kosten je Verkauf
Gewichtete Pipeline	Summe über alle laufenden Aufträge: erwarteter Kaufpreis × Provisionssatz × Abschlusswahrscheinlichkeit

Der effektive Provisionssatz zeigt, wie viel Ihrer vereinbarten Provision tatsächlich ankommt, nach Nachlässen und Sonderabsprachen. Mit dem Provisionsrechner prüfen Sie einzelne Fälle.

Die Abschlusswahrscheinlichkeit für die gewichtete Pipeline legen Sie selbst fest, etwa nach Stufe: Auftrag ohne Besichtigung, mit Besichtigungen, mit Reservierung, mit Notartermin. Überprüfen Sie die Werte einmal im Jahr an Ihren tatsächlichen Ergebnissen.

Kennzahlen je Akquisekanal

Die Kette wird erst richtig aussagekräftig, wenn Sie sie nach Herkunft der Kontakte aufteilen. Erfassen Sie bei jeder Akquise-Anfrage die Quelle, etwa Empfehlung, Online-Bewertung, Tippgeber, Briefkastenwerbung oder Portal, und werten Sie je Kanal aus:

Kanal	Anfragen	Termine	Aufträge	Kosten	Kosten je Auftrag
Empfehlung
Online-Bewertung
Tippgeber
Briefkastenwerbung

Oft zeigt sich, dass ein Kanal viele Anfragen, aber wenige Aufträge liefert, während ein anderer mit wenigen Kontakten die meisten Mandate bringt. Erst diese Aufteilung sagt Ihnen, wohin das nächste Budget fließen sollte. Welche Kanäle es gibt und wie sie sich unterscheiden, zeigt die Lektion Akquise-Kanäle im Überblick.

Musterrechnung: vom Umsatzziel zurück zur Anfrage

Alle Werte in diesem Abschnitt sind angenommen und dienen nur der Veranschaulichung.

Angenommen, ein Büro will im nächsten Jahr 300.000 Euro Provisionsumsatz netto erzielen. Seine eigenen Werte aus dem Vorjahr:

• Provision je Verkauf: 12.000 Euro
• Verkaufsquote: 80 Prozent
• Auftragsquote: 40 Prozent
• Terminquote: 25 Prozent

Die Rückwärtsrechnung:

Schritt	Rechnung	Ergebnis
Verkäufe	300.000 ÷ 12.000	25 Verkäufe
Beendete Aufträge	25 ÷ 0,80	rund 32 Aufträge
Akquisetermine	32 ÷ 0,40	80 Termine
Akquise-Anfragen	80 ÷ 0,25	320 Anfragen
Je Monat	320 ÷ 12	rund 27 Anfragen, 7 Termine, 3 Aufträge

Die Rechnung zeigt die Hebel. Steigt die Terminquote von 25 auf 30 Prozent, braucht das Büro statt 320 nur noch rund 267 Anfragen. Steigt die Provision je Verkauf durch weniger Nachlässe von 12.000 auf 12.500 Euro, reichen 24 statt 25 Verkäufe. Oft ist es günstiger, eine Quote zu verbessern, als mehr Anfragen zu kaufen.

Zu beachten: Zwischen Anfrage und Provision liegen Monate. Anfragen, die im Dezember eingehen, erzeugen Umsatz meist erst im Folgejahr. Planen Sie die Akquise deshalb mit Vorlauf.

Das Monatsblatt

Ein Monatsblatt passt auf eine Seite und lässt sich in einer Stunde füllen, wenn Ihre Software sauber gepflegt ist:

Kennzahl	Dieser Monat	Vormonat	Gleicher Monat Vorjahr	Ziel
Akquise-Anfragen
Akquisetermine
Neue Aufträge, davon Alleinaufträge
Objekte in Vermarktung
Verkäufe (Notartermine)
Provisionsumsatz netto
Median Vermarktungsdauer
Preisabweichung
Reaktionszeit Interessentenanfragen
Gewichtete Pipeline

Besprechen Sie das Blatt einmal im Monat mit dem Team. Die Frage lautet nicht „Wer war schuld?“, sondern „Welche Stufe ist der Engpass, und was ändern wir im nächsten Monat?“

Kennzahlen nach außen zeigen

Kennzahlen sind auch ein Argument gegenüber Eigentümern. Die Immo Hub GmbH aus Leipzig etwa nennt auf ihrer Website unter anderem „über 560“ verkaufte Immobilien und eine durchschnittliche Dauer von vier bis sechs Wochen bis zur Käuferfindung. Wer so wirbt, muss die Zahlen belegen können: Unwahre oder zur Täuschung geeignete Angaben über wesentliche Merkmale einer Dienstleistung, etwa die von ihr zu erwartenden Ergebnisse, sind irreführend (§ 5 Abs. 2 Nr. 1 UWG). Legen Sie für jede veröffentlichte Zahl fest, wie sie berechnet wird, welchen Zeitraum sie umfasst und wann Sie sie aktualisieren.

Typische Fehler

• Nur Umsatz messen: Probleme in der Akquise werden erst sichtbar, wenn sie den Umsatz schon getroffen haben.
• Unklare Definitionen: Ein Makler zählt den Notartermin als Verkauf, der andere den Zahlungseingang.
• Laufende Aufträge in der Verkaufsquote: Die Quote sinkt in jeder Wachstumsphase scheinbar.
• Fremde Durchschnittswerte als Maßstab: Zahlen ohne Quelle und ohne gleiche Definition führen in die Irre.
• Zu viele Kennzahlen: Ein Dashboard mit 40 Werten wird nicht gelesen.
• Unbelegte Werbezahlen: „Durchschnittlich 30 Tage Verkaufsdauer“, aber niemand weiß, wie gerechnet wurde.

So setzen Sie es um

1. Schreiben Sie für jede Kennzahl die Definition auf: Was zählt, ab wann, aus welcher Quelle?
2. Prüfen Sie, ob Ihre Software die nötigen Daten erfasst, etwa Datum des Vermarktungsstarts und ersten Angebotspreis.
3. Erheben Sie die Werte der letzten zwölf Monate rückwirkend, soweit möglich.
4. Rechnen Sie von Ihrem Umsatzziel rückwärts bis zur Zahl der monatlichen Anfragen.
5. Legen Sie das Monatsblatt an und einen festen Termin für die Auswertung.
6. Wählen Sie eine Stufe als Engpass und eine Maßnahme dagegen, und prüfen Sie nach drei Monaten die Wirkung.

Der größte Hebel in der Rechnung ist oft die Provision je Verkauf. Wie Sie sie im Gespräch begründen, zeigt die Lektion Provision verteidigen.